“Por si acaso”, la absurda burocracia educativa

El sistema educativo, en tanto organización pública, está sujeto a cientos de normas y procedimientos que tarde o temprano repercuten en el quehacer de las escuelas.

Una parte de ese trabajo administrativo es necesario para llevar una gestión ordenada; sin embargo, en nuestro sistema educativo abundan las solicitudes de todo tipo a las escuelas por parte de supervisores, jefes de sector, oficinas estatales y de la propia Secretaría de Educación Pública (SEP).

Una de las demandas más frecuentes del magisterio es reducir la carga administrativa. Cada año, nuestras escuelas invierten millones de horas (sí, millones) para atender solicitudes de información de diversa naturaleza, a veces innecesaria o con criterios muy dispares: dos escuelas del mismo nivel y modalidad, pero ubicadas en estados diferentes, deberán cumplir con requerimientos que pueden ser totalmente disímiles. Esto consume tiempo, genera desgaste y resta espacio a los temas propiamente educativos.

El problema afecta a todas las escuelas, pero es más dramático en las miles que no cuentan con personal administrativo. Ahí, cualquier trámite podrá derivar en una pérdida de clases para sus alumnos. Y ni qué decir de los recursos que maestros y/o padres de familia deben aportar para impresiones, traslados y equipo de oficina necesarios para solventarlos. Ejemplos abundan: el director de una telesecundaria nos compartió la lista de ¡52 trámites! que debió cubrir para terminar el ciclo 2019-20.

¿Quiénes solicitan información innecesaria y por qué lo hacen? En nuestra experiencia en la simplificación, consolidación y eliminación de trámites en diferentes estados del país, hemos encontrado desde lo más evidente hasta lo más inusual:

•La información solicitada ya existe en algún lugar del sistema educativo, pero quienes la solicitan no lo saben porque quienes la tienen no la comparten. Falta comunicación institucional.

• La información solicitada es conocida por los solicitantes, pero está en formatos o niveles de agregación que no les sirven. Prefieren volverla a pedir a las escuelas que hacer los ajustes internos.

• La información se recopila anualmente pero, ante la falta de sistemas que la integren, cada año se solicita nuevamente desde cero.

• Al emitir un nuevo proceso o formato, no se eliminan las versiones previas ni los formatos que dejan de ser necesarios.

• Las supervisiones, jefaturas de sector y oficinas regionales crean solicitudes adicionales a las estatales, que en muchos casos sirven solamente en ciertas eventualidades: se piden “por si acaso”.

• La información no es necesaria, pero su manejo justifica la existencia de puestos administrativos y/o recursos para integrarla.

• La información se solicita porque “siempre se ha solicitado”, aunque no sea claro para qué. La inercia es real.

La SEP ha señalado desde hace años el problema, pero el reto es grande: si bien es posible emitir normas de aplicación nacional que busquen disminuir la carga administrativa, una buena parte de las soluciones debe ocurrir en el nivel estatal, mediante procesos artesanales de análisis de los requerimientos que llegan a la escuela, así como en la construcción de consensos entre directivos escolares y autoridades para simplificar, consolidar o eliminar trámites.

Un caso de éxito en la disminución de la carga administrativa a las escuelas ocurre en el sistema educativo de Coahuila. Ahí, la voluntad y amplia participación de autoridades y maestros ha logrado que los planteles de educación básica ahorren anualmente más de 1.5 millones de horas de trámites y tres millones de hojas de papel, además de un sinfín de traslados de maestros a oficinas estatales y una gran cantidad de otros recursos. Como respuesta a la contingencia, el estado ha decidido además digitalizar todos los trámites que puedan serlo, de manera que se minimice el contacto físico y se incremente el tiempo de los maestros disponible para las tareas educativas. El CUDA Digital, como se denomina a la herramienta de integración informática de trámites, fue posible gracias a un importante proceso previo de identificación, análisis y simplificación.

En los estados donde se han mostrado avances en materia de descarga administrativa hay procesos comunes: la clasificación de los requerimientos de información que llegan a las escuelas; la identificación de aquellos que aportan poco o nada; además de la formalización de un catálogo renovado de trámites; y un proceso de mejora continua para dar seguimiento y sustentabilidad a los esfuerzos.

Estas acciones deben incluir elementos de revisión periódica ya que la carga administrativa, como la humedad en una casa, no se resuelve por una acción única: necesitamos esfuerzos permanentes para prevenir su crecimiento. Queremos maestros con responsabilidades administrativas y no burócratas con nombramientos académicos.

Tiempos extra

Como se esperaba, el Congreso de la Unión asignó fondos para el Programa de Escuelas de Tiempo Completo. El recurso se tomó del programa La Escuela es Nuestra, originalmente orientado a resolver problemas de infraestructura en los planteles.

Las escuelas normales recibirán casi 150 millones de pesos, cantidad sensiblemente inferior a los 440 millones del año previo, pero superior a la propuesta inicial para 2021. Quienes deberán operar en 2021 con menos recursos serán los servicios que atienden a los más pobres de este país: las escuelas comunitarias (Conafe), indígenas, para hijos de jornaleros migrantes y para adultos. Y si la equidad retrocederá, la calidad también lo hará ante el descenso histórico del presupuesto para capacitación docente.

›¿Cuál es la información correcta que debe solicitarse a las escuelas? La que sirva para tomar decisiones concretas para la gestión educativa y que no pueda obtenerse de ninguna otra forma. Parece simple, pero hemos avanzado poco en esa dirección.

*Especialista en planeación educativa de Proyecto Educativo SC.

**Especialista en informática educativa de Proyecto Educativo SC.

***Director General de Proyecto Educativo SC.